« ブログの役割を変えます | トップページ | 時間泥棒やめようね②該当者以外に同報メールを送るのはやめて! »

2017年2月14日 (火)

時間泥棒やめようね①日程調整にExcelファイルを使うのはやめて!

私は、日程調整などで、「他人に書き込んでもらう文書にExcelの添付ファイルを使うのをやめよう」という国民運動をやっています。このエッセイをご覧の皆様、どうか一人でも多くの方にご協力いただければ幸いです。こういう事例に遭ったら、このブログのURLを見せてあげて下さい。日程調整にExcelを使っているあなた、不愉快な思いをされたらお許し下さい。ただ、あまりに時間をとられることが多いので、よほどの例外でない限り、数年前から拒否することにしました。


そう。ある会合の事務局からこういうメールを受けたことがきっかけです。

 

「みなさん、会合の日程調整です。ご都合のよい日時を添付したExcelファイルに全てお書き込みの上、ご返信ください。」


添付ファイルを開いてみると、そこには、なんと今後3ヶ月分の日時を埋めることのできるまっさらなExcelファイルがあったのです。週末も含め、朝から晩までです。頭に血が上り、一瞬でこういう言葉が浮かびました。


「これ、埋めるの時間かかるよな」

「なんで添付ファイルなんだ?隙間時間に見ているスマホでは対応できないから、PCに向かっている貴重な時間を使わなければならないじゃないか」

「そもそも主催者にも、座長にも不都合なタイムスポットは一切ないのか?ひょっとして、あの忙しい座長を含めて全員に今後3ヶ月の全ての日時を聞いているんじゃないのか?それじゃほとんどこの作業は無駄になるじゃないか。ばかばかしい。他の人の日程が出そろってから返信しようっと」


私はExcelファイルで調整メールが来たら、原則として返信を後回しにします。時間的余裕がないのと、心理的なハードルが高いからです。「この作業は大部分無駄になる」という確信がそうさせます。実はこういう対応をする人は少なくありません。私の国民運動は根無し草ではなく、少なからぬ人が賛同してくれているのです。


つまり、日程調整メールに添付ファイルをつけているあなた、それでは返信率が落ち、返信までの時間が長引きます。しかも、そんなファイルをExcel作っているあなたの時間も無駄です。これはまさに、お互いの時間を無駄にする仕事の典型なのです。


私は日程調整の際、いつもメールにべた打ちして返信を求めています。恰好はあまり良くないかもしれませんが、それがお互い一番楽だからです。たとえば下のように、自分が主催者の場合、自分の都合のよい日時だけを書き込み、それと合うものだけを全員に返信してもらうのです。


9月

4日(月):10:00-14:00

5日(火):13:00-18:00

7日(木):16:00-18:00

8日(金):終日


これなら、「主催者の不都合なスポットは省かれている。添付でなく、ベタだから返信しやすい」と一瞬で判断され、結果として非常に迅速に日程調整が完了します。満員電車の中からでも返信可能です。


Excelは情報処理に向いていて、表計算やグラフ作りには便利なソフトです。しかし、他人から送られてきたExcelファイルに、「これは数式を使った情報処理をするために、私に入力させようとしているな」と思わせるものに出会ったことはほとんどありません。しかも、Excelは、Wordよりも入力する手間がかかります。恐らく多くの人がExcelファイルで文書を作る最大の理由は、「見栄え」に過ぎません。


加えて、まず日程を絞ってから調整をかけることは、ダブルブッキングを防ぐ、という観点からも非常に重要です。さきほどの会合のように全員に投網をかけるように長期間のすべての空いているタイムスポットを提出させると、調整される側はダブルブッキングへの警戒や抑止ができなくなります。限定したタイムスポットを確保する、という動作であれば、私なら鉛筆で手帳に記号付けするなどして警戒態勢に入り、調整が終わり、確定すればよけいな部分を消すなどの対応がとれます。

 

しかし、上記のように全部提出させられると、自分が今空いているタイムスポットを全部手帳に書き込まなければなりません。結局そんな面倒なことはやらないのです。そうすると、空いていたはずのスポットにすぐ別な用事が入ってしまい、そのたびにこの調整者にいちいち報告しなければなりません。結局、そんなことはやりません。すると「すみません、昨日までははオーケーだったのですが、今日だめになりました」というダブルブッキングが発生します。そのたびに、全メンバーで再調整をすることになります。


こうやって考えると、なぜ添付ファイルで、しかもExcelファイルを使った日程調整がまかり通るかの原因が分かってきます。そうです。秘書がいる人がこういう習慣を放置しているのです。秘書なら、自分のボスの全ての日程を把握し、日程変更を逐一先方に伝えることも厭わないのです。そう。役所と大企業がこういう理不尽を増長させたのです。


ごめんなさい。私に秘書はいません。たぶん一生いないでしょう。そして多くの人に秘書はいません。日程調整に見栄えは不要です。日程が調整されればそれでいいんです。お願いです。日程調整にExcelの添付ファイルを使うのはやめて、メールにベタ打ちでやってください。あなたの時間も、私の時間も大切なのです。塵も積もれば山となる。時間泥棒になるのはやめようね。(2017年2月13日)

関連HPデータとして役立たない「神エクセル」問題に解決の兆し 河野太郎議員が文科省へ全廃を指示
http://nlab.itmedia.co.jp/nl/articles/1611/04/news107.html

« ブログの役割を変えます | トップページ | 時間泥棒やめようね②該当者以外に同報メールを送るのはやめて! »

コメント

もう,ただただうなずくばかりで,あやうくムチ打ち症になるところでした.
ベタ打ちが最上と思いますが,伝助とかDoodleを使うのも次善の策かと.

KG小林さま、ご賛同感謝。調整さんもよいと思います。とにかく相手に手数をかけさせないようなメールをもらうと、「この人はデキる人だなあ」と関心します。そうなりたいものです。

Excelの使い方が悪い可能性があります。
「日程調整にExcelが向いていない」と判断するには不充分ではないでしょうか。
共有ファイルとし、ショートカットを添付すれば良いのでは。。。
また、プルダウンリストを活用し入力を簡潔化するのも良いかと。
さすがに3ヵ月分は多すぎますがね(笑)
その場合でもマクロを活用し、月ごとの更新ができる入力専用ファイルのみを
展開すれば、さほど苦にはならないかとも思いますけどね。
私の見当違いであれば申し訳ありませんが。

この記事へのコメントは終了しました。

トラックバック

« ブログの役割を変えます | トップページ | 時間泥棒やめようね②該当者以外に同報メールを送るのはやめて! »